为啥事儿做得不少进程却很慢学会正确的时间

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伊索寓言中有个故事:一个小男孩把手伸进装满榛子的罐子里,抓了满满一大把榛子,当他想伸出手时,却发现瓶口太小,但自己又不愿放弃手里的榛子,于是就卡在了瓶口。这是不是和我们工作中很多人一样,心理想着要早点干完活,就一边接着电话,一边回复邮件,最后却是电话信息没记住,邮件也回复错了。明明想着要要快速完成手里工作,最后却效率及其低下。

为啥会有这样的现象呢?因为我们的时间管理出现了问题。很多人都相信多线任务可以可以帮助我们节约时间,提升工作效率。但事实上,多任务同时展开,并不是一种高效的工作方法。

为啥呢?原因在于我们的精力有限,注意力只能聚焦在一件事情上,如果事情太多,就会分散我们的注意力,最后导致更多的错误,反而拖慢了进程。

多线任务,只会让你乱如麻

同时做好多件事,既然会拖慢速度,但每天又有那么多工作,我们要怎么做才能快速高效的完成呢?这就需要我们么合理管理时间,采用单核工作法,让事多变的事少,实现快速高效的工作。

啥是单核工作法?单核工作法只要就是强调单项任务,其核心理念就是排除杂念,帮助人们集中注意力,合理安排事情的优先级,一次只干一件事。具体的做法有下面几点。

一是利用快捷清单,削减待办任务。快捷清单就是指能快速短时间内完成的任务清单。

很多人工作中也喜欢列任务清单,不过都是把明天或者后天的任务都写下来,完成一项,划掉一项。但最后却发现清单上的任务越来越长,也就越来越难完成了。

利用快捷清单,削减待办任务

所以,这时候就需要我们削减待办事项,制定快捷清单,把任务控制在5项以内。也就是说这5项是目前工作中的重要任务,要集中精力去完成这5项工作,而不是把时间浪费在一些琐碎的杂事上。比如你今天需要完成领导布置的计划方案、回复客户的邮件、处理昨天遗留的问题、处理客户的投诉、出去拜访新的客户、催促应收账款等等。如果你把这些任务都列成清单放在待办事项里,最后可能看着事情多,要么就拖延成瘾,啥都没干;要么就几件一起干,结果啥都没干好。

所以,我们在工作中,不能把自己的任务清单写得太长太复杂,而是要不断缩减自己的待办事项,把任务控制在5件以内,做成快捷清单,这样待办的事情少了,干活的激情就高了,自然效率也就上去了。

二是摈弃多线任务思维,聚焦重要任务,专注于一件事。

很多人就想上面说的一样,事儿一多,就干脆一起干,把几件事放到一起开始,但往往这样做的结果最后就是哪件都没干好。所以,我们在工作中,一定要摈弃这样的思想,要把精力集中在最重要的任务上,专注于当下最重要的那件事。

聚焦重要任务,专注于一件事

比如在快捷清单上整个一天的待办任务有5个,那你就不能一次性同时干这5件事,你得找到当下最重要的那件,然后集中所有精力去干这件事。

我们都知道苹果不管是手机还是电脑,都只有一种款式,但它却凭一种产品赢得了市场,把竞争对手远远的甩在身后。当然这背后除了它的创始人乔布斯的功劳,还有苹果公司做事的理念,拒绝了很多的好主意,一直集中精力专注于一种产品的设计和精进。最终用一种产品就打败了那些拥有几十种产品的竞争对手。

所以,我们在工作中,也是一样的,需要把精力都集中在当下最重要的任务上,专注到一件事情上。比如客户投诉是当下最重要的事,就要立即放下手里工作,去处理投诉问题;如果接待客户是当下最重要的事,就要放下手里其他工作,去接待客户。

只有这样才能做好每件事,并且做到真正的高效快速。

三是利用服务生效应,拒绝拖延。

啥是服务生效应?服务生效应又称蔡格尼克记忆效应,就是说我们人天生就有办事有始有终做事的驱动力,我们之所以会忘记已经完的工作时因为想完成的动机已经得到满足了,而那些没完成的工作,就会留下深刻的印象,就会引起你的注意,不断催促你去完成它。

拒绝拖延,才能快速高效

这就好比服务员可以不费力的记住客户的点菜,摊位,但一旦客人离开座位,落下东西在摊位,再回去询问的时候,他们就可能完全记不住这个人是谁,坐哪里。这就是因为客人点万菜这个事情没有完,会不断提醒服务员注意,而促使他们去完成这个事,但客人离座,这件事已将完了,做事的动机没了,当然也就不容易记得这事了。

那在工作中也是一样的,要随时利用这种效应提醒自己,利用做事动机催促我们完成那些还没做的事,再把那些已经完成的事放到一边。

比如领导让你统计个数据,你就要一直告诉自己这事没做,一直提醒自己,催促自己去完,对于已经做完的项目汇报就不要一直子纠结哪做得不好,哪还需要修改,得先把这事搁置起来,把数据统计的工作先做了。

如果你一直纠结于上一个任务,就会忽略本来完成的事情,拖得越久就越不想做,自然也就成了严重的拖延症。

四是学会分解任务,循序渐进。

很多人在工作中,进展缓慢,总是在各种事情中兜兜转转,这是因为不懂得分解任务,拿着一件事,啥都不管,就一头扎进去。结果时间花了不少,但效果却不佳。

学会分解任务,才能循序渐进

所以,我们还得学会把工作中的任务分解,以一种循序渐进的方式做事。比如我们要完成甲方交代的项目方案,如果我们不懂得分解任务,就会整个团队一起扎进这个事情中。这时候,我们得把这个方案的任务进行分解,让一部分人去前期调查数据,并规定具体的时间;再安排一部分人去做竞品分析,同样也要规定截止时间;最后在安排一部分人完成这些资料的整合,形成完整的方案。

你看,这样一把任务分解,规定具体的截止日期,大的整块任务就被分解成几个小版块,自然也也就容易逐一击破,最后实现整体的进步。

所以,遇到那些任务繁重的时候,就不要只顾埋头苦干,要学会用正确的方法,把任务分解,规定具体的日期,才能循序渐进的完成手中工作。

在工作中,我们总是有做不完的事,但如果你为了快速,就把几件事一起干,那是万万不行的,这样只会让你更加乱如麻,效率低。所以得学会正确的时间管理方法,才能提升效率,把你从繁多的事务中解脱出来。

吴晓波说过,管理人生的良好方法,就是管理好我们的时间,不论宫女工作、学习还是生活,任何一套方法,能让你从纷杂的信息和事务抽身而出,获得阶段性的专注,都值得一试。

单核工作法,就是一种适合职场的时间管理法,只要你学会正确利用,你就可以提升工作效率,做时间的主人。




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